Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

1.1 Vorwort

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Privatsphäre ist für uns von größter Bedeutung. Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre Daten vertraulich sowie entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften und dieser Datenschutzerklärung.


Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Webseite sowie für sämtliche weiteren Datenverarbeitungen im Rahmen unserer Tätigkeit als Immobilienverwalter (insbesondere WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung). Sie erläutert, welche Daten wir bei Ihrem Besuch auf unseren Webseiten und im Rahmen unserer Verwaltungsleistungen erheben, wie wir diese Daten für die Vertragsabwicklung, für Marketingmaßnahmen und für weitere in dieser Erklärung aufgeführte Verarbeitungen verwenden und an wen wir sie weitergeben. Darüber hinaus informieren wir Sie über Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Widerspruch und Löschung Ihrer Daten.


Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um sie an neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen unserer Prozesse anzupassen. Für neue Verarbeitungszwecke, die Ihre bereits angegebenen Daten betreffen, holen wir – soweit gesetzlich erforderlich – eine gesonderte Einwilligung von Ihnen ein oder informieren Sie per E-Mail über wesentliche Änderungen.


Letzte Aktualisierung: Juli 2026

1.2 Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung:


Merkle GmbH
Am Eichet 38
86938 Schondorf am Ammersee

Mail: info@meno.immo


Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o.Ä.) entscheidet.


Hinweis zur Verantwortlichkeit bei der Verwaltung von Wohnraum: Bei der Verwaltung von vermietetem Wohn- und Teileigentum bestehen regelmäßig zwei voneinander getrennte datenschutzrechtlich Verantwortliche. Der jeweilige Eigentümer/Vermieter ist Verantwortlicher für die Verarbeitungen, die er in seiner Rolle als Vertragspartner des Mietverhältnisses vornimmt. Wir als Verwalter sind Verantwortlicher für die Verarbeitungen, die wir in Erfüllung des mit dem Eigentümer geschlossenen Verwaltervertrags eigenständig durchführen. Die vorliegende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die von uns – dem Verwalter – als Verantwortlichem durchgeführten Verarbeitungen. Für Verarbeitungen, die der Eigentümer/Vermieter in eigener Verantwortung vornimmt, ist dieser gesondert verantwortlich.

1.3 Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, an den Sie sich jederzeit mit Fragen zum Datenschutz wenden können:


Herr Dr. Georg F. Schröder, Rechtsanwalt / Datenschutzbeauftragter
LL.M. legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH 

1.4 Verarbeitung und Speicherdauer

Als verantwortliche Stelle ist es unsere Aufgabe, Ihre Daten nur im gesetzlich zulässigen Umfang zu verarbeiten und die Verarbeitung durch geeignete Schutzmaßnahmen abzusichern.


Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, eine gesetzliche Grundlage erfordert eine längere Speicherung (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen). Anschließend werden Ihre Daten gelöscht.


Die verschiedenen Verarbeitungen, die wir durchführen, und die damit verbundenen Informationen sind unter Punkt 3 – Datenverarbeitung im Einzelnen aufgeführt.

1.5 Datenübermittlung

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in den folgenden Fällen an Dritte weiter:

  • Wenn Sie uns ausdrücklich eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben.

  • Wenn dies gesetzlich zulässig und zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, z.B. an Handwerker im Rahmen der Verwaltungsdienstleistung oder Inkassodienstleister (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

  • Wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht, z.B. an Behörden, Sozialversicherungsträger oder Strafverfolgungsbehörden (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

  • Wenn die Übermittlung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen Ihrerseits entgegenstehen, z.B. Übermittlung an Inkassodienstleister, Rechtsanwälte oder den Datenschutzbeauftragten (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

  • Wenn wir externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) gemäß Art. 28 DSGVO einsetzen, die Ihre Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten und auf das Datengeheimnis verpflichtet sind, z.B. im IT- oder Marketingbereich.

1.6 Drittstaatenübermittlung

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel in Deutschland oder innerhalb der EU verarbeitet, wo die DSGVO ein hohes Datenschutzniveau gewährleistet. Sofern wir Dienstleister außerhalb der EU beauftragen, kann in diesen Ländern ein niedrigeres Datenschutzniveau gelten. Bei Übermittlungen in Drittstaaten stellen wir die Einhaltung der Datenschutzvorgaben gem. Art. 44 ff. DSGVO durch EU-Standardvertragsklauseln sicher. Bei der Beauftragung von Dienstleistern in den USA erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses des EU-US Privacy Framework, sofern das Unternehmen zertifiziert ist. Ansonsten verwenden wir Standardvertragsklauseln.

2. Ihre datenschutzrechtlichen Rechte

Zur Geltendmachung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte kontaktieren Sie uns einfach unter den in Punkt 1.2 angegebenen Kontaktdaten.

2.1 Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

2.2 Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).


Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

2.3 Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

2.4 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

2.5 Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2.6 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:


  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.


Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

3. Datenverarbeitung im Einzelnen

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen detaillierten Überblick über die einzelnen Datenverarbeitungen geben, sowie über die Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Empfänger dieser Daten.

3.1 Webseite

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, ohne uns durch Registrierung oder das Kontaktformular weitere Daten zu übermitteln, erfassen wir automatisch technische Protokolldaten (sogenannte Logfiles), die von Ihrem Endgerät an unseren Server gesendet werden. Dazu gehören unter anderem:


  • IP-Adresse

  • Datum und Uhrzeit der Anfrage

  • URL der aufgerufenen Unterseite

  • URL der verweisenden Seite (Referrer-URL)

  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

  • Browsertyp, -sprache und -version

  • Betriebssystem


Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.


Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.


Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und deren Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, um die technisch fehlerfreie Darstellung und Optimierung unserer Website zu ermöglichen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Anzeige der Webseite nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch sieben Tage nach Ihrem Besuch. Die Erhebung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Eine Widerspruchsmöglichkeit des Nutzers besteht insoweit nicht.


Die Inhalte unserer Website werden über Amazon Web Services (Anbieter: Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210, USA; nachfolgend „Webseiten-Provider” genannt) gehostet. Der Standort des Cloud-Servers, auf dem unsere Website betrieben wird, befindet sich in den Niederlanden (EU).


Amazon Web Services, Inc. ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Soweit im Rahmen des Hostings personenbezogene Daten in einen Drittstaat (USA) übermittelt werden oder ein Zugriff aus einem Drittstaat nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies auf Grundlage der unter Punkt 1 (Drittstaatenübermittlung) genannten Garantien, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, andernfalls auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.


Die Verwendung der Webseiten-Provider erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung einer stabilen, sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

3.2 Vorvertragliche und vertragliche Verarbeitungen

Im Rahmen der vorvertraglichen Beziehungen sowie bei Vertragsschluss erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen bzw. den Ansprechpartnern der Unternehmen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Vor- und Nachnamen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Zahlungsweise. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Erfüllung eines geschlossenen Vertrages oder zur Erfüllung vorvertraglicher Pflichten, z.B. im Rahmen von Bestellungen, Verträgen mit Dienstleistern, Vertragspartnern und sonstigen Geschäftspartnern.


Im Rahmen der Vertragserfüllung kann es erforderlich sein, dass wir mit unseren Kunden in Kontakt treten, beispielsweise per E-Mail oder telefonisch. Dies dient ausschließlich dazu zu überprüfen, ob die Registrierung erfolgreich verlaufen ist und ob unsere Services fehlerfrei und gemäß den Wünschen des Kunden funktionieren.


Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an das mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Kreditinstitut. Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.


Sobald Ihre Daten für die Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht. Darüber hinaus können sich aus gesetzlichen Vorschriften Pflichten zur Aufbewahrung von Daten ergeben. Die Aufbewahrungsfristen betragen bis zu zehn Jahre und sind in den Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) sowie der Abgabenordnung (AO) festgelegt. Nach Ablauf der vorgegebenen Fristen werden Ihre Daten gelöscht.


Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie darüber hinaus eine Einwilligung erteilt haben, ist die zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.

3.2.1 Verarbeitung von Eigentümerdaten im Rahmen der Immobilien- und WEG-Verwaltung

Als Immobilienverwalter verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern – insbesondere von Wohnungs- und Teileigentümern sowie deren Ansprechpartnern und Bevollmächtigten – im Rahmen der von uns übernommenen Verwaltungsaufgaben.

Verarbeitet werden dabei insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:


  • Stammdaten (Vor- und Nachname, Anschrift, ggf. Geburtsdatum),

  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer),

  • Angaben zum Eigentum (betroffene Einheit/Wohnung, Miteigentumsanteile, Grundbuch- bzw. Objektdaten),

  • Bank- und Zahlungsdaten (z. B. für den Einzug von Hausgeld/Rücklagen und die Erstellung von Abrechnungen),

  • Abrechnungs-, Verbrauchs- und Beschlussdaten,

  • Korrespondenz und Vorgänge aus der laufenden Verwaltung.


Die Verarbeitung dient der Erfüllung des mit dem Eigentümer bzw. der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) geschlossenen Verwaltervertrags bzw. der Bestellung als Verwalter, insbesondere der Erstellung von Haus- und Nebenkostenabrechnungen, der Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, der Umsetzung von Beschlüssen, der Verwaltung der Instandhaltung sowie der laufenden Korrespondenz.


Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Verwaltervertrags bzw. der Verwalterbestellung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere aus dem WEG sowie steuer- und handelsrechtlicher Pflichten) sowie – soweit einschlägig – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Verwaltung).


Empfänger können sein: die übrigen Mitglieder der jeweiligen Eigentümergemeinschaft (soweit im Rahmen der Beschlussfassung, der Abrechnung oder der gesetzlichen Auskunftsrechte erforderlich), Verwaltungsbeiräte, beauftragte Dienstleister (z. B. Handwerker, Versorger, Messdienste), Steuerberater, Rechtsanwälte, Kreditinstitute sowie Behörden.


Die Daten werden für die Dauer des Verwaltungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach HGB und AO, bis zu zehn Jahre) entgegenstehen.

3.3 Login-Bereich für Eigentümer (Eigentümerportal)

Auf unserer Website stellen wir Eigentümern einen passwortgeschützten Login-Bereich (Eigentümerportal) zur Verfügung. Über diesen können Sie nach Anmeldung eine Übersicht über Ihre Wohnung bzw. Ihr Eigentum sowie damit zusammenhängende Informationen (z. B. Abrechnungen, Dokumente und laufende Vorgänge) einsehen.


Zur Bereitstellung und Absicherung dieses Zugangs verarbeiten wir Benutzerkonto- und Zugangsdaten, insbesondere:


  • Benutzername/Login-Kennung bzw. E-Mail-Adresse,

  • Passwort (ausschließlich in verschlüsselter bzw. gehashter Form),

  • Name sowie Zuordnung zur jeweiligen Einheit/Wohnung,

  • Zugriffs- und Nutzungsdaten (z. B. Zeitpunkt des Logins, IP-Adresse, Protokolldaten zu sicherheitsrelevanten Ereignissen).


Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des Portals und der darin abrufbaren Informationen, der Authentifizierung der Nutzer sowie der Gewährleistung der Sicherheit und Integrität des Zugangs.


Rechtsgrundlagen sind:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Bereitstellung des Portals und der darüber abrufbaren Informationen erfolgt in Erfüllung des mit Ihnen bzw. der Wohnungseigentümergemeinschaft geschlossenen Verwaltervertrags. Dies umfasst insbesondere die Information des Auftraggebers/Eigentümers über die ihn bzw. seine Einheit betreffenden Vorgänge.

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, den Zugang sowie die im Portal hinterlegten Informationen vor unberechtigten Zugriffen und Missbrauch zu schützen. Dies erfolgt etwa durch Authentifizierung sowie durch die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse zur Erkennung und Abwehr unberechtigter Zugriffe.


Empfänger: Soweit wir für den technischen Betrieb des Portals externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister bzw. Portalanbieter) einsetzen, handeln diese als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO nach unserer Weisung.


Speicherdauer: Die Zugangsdaten werden für die Dauer der Nutzung des Portals bzw. für die Dauer des Verwaltungsverhältnisses gespeichert. Nach Deaktivierung des Zugangs oder Beendigung des Verwaltungsverhältnisses werden die Zugangsdaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sicherheitsrelevante Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für den Sicherungszweck nicht mehr erforderlich sind.

3.4 Verwaltung von Mietverhältnissen (Verarbeitung von Mieterdaten)

Im Rahmen der Verwaltung von vermietetem Wohn- und Teileigentum verarbeiten wir personenbezogene Daten von Mietinteressenten sowie von Mieterinnen und Mietern.


Verantwortlichkeit: Bei der Verwaltung von Wohnraum bestehen regelmäßig zwei voneinander getrennte datenschutzrechtlich Verantwortliche (siehe auch Punkt 1.2). Der jeweilige Eigentümer/Vermieter bleibt Verantwortlicher für die Verarbeitungen, die er als Vertragspartei des Mietvertrags in eigener Verantwortung vornimmt. Wir als Verwalter sind Verantwortlicher für die Verarbeitungen, die wir in Erfüllung des mit dem Eigentümer geschlossenen Verwaltervertrags eigenständig durchführen. Die nachfolgenden Ausführungen betreffen die von uns als Verwalter durchgeführten Verarbeitungen.


Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten, sind insbesondere:


  • Stammdaten (Vor- und Nachname, Anschrift),

  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer),

  • Daten zum Mietverhältnis (betroffene Einheit, Mietbeginn/-ende, Miethöhe, Kaution, Angaben zu Haushaltsangehörigen),

  • Bank- und Zahlungsdaten,

  • Betriebs- und Nebenkostendaten sowie Verbrauchsdaten,

  • Angaben zu Mängeln, Schäden und Instandhaltungsvorgängen,

  • laufende Korrespondenz.


Herkunft der Daten:

  • Eigenerhebung (Art. 13 DSGVO): Wir erheben Daten unmittelbar bei Ihnen, insbesondere im Rahmen der Anbahnung und des Abschlusses eines neuen Mietverhältnisses (Neuvermittlung/Neuvermietung) sowie während der laufenden Betreuung des Mietverhältnisses.

  • Übermittlung durch den Eigentümer/Vermieter (Art. 14 DSGVO): Übernehmen wir die Verwaltung eines bereits bestehenden Mietverhältnisses, werden uns Ihre Daten in der Regel durch den Eigentümer/Vermieter (oder einen vorherigen Verwalter) übermittelt. In diesem Fall haben wir Ihre Daten nicht bei Ihnen erhoben. Die Quelle der Daten ist der jeweilige Eigentümer/Vermieter bzw. der zuvor tätige Verwalter. Es handelt sich um die vorstehend genannten Datenkategorien. Diese Information erteilen wir Ihnen gemäß Art. 14 DSGVO; die entsprechenden Informationspflichten erfüllen wir innerhalb der gesetzlichen Fristen (grundsätzlich innerhalb eines Monats bzw. spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme mit Ihnen).


Zwecke der Verarbeitung sind die Anbahnung, Durchführung, Abwicklung und Verwaltung des Mietverhältnisses, die Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, die Bearbeitung von Anliegen und Mängelmeldungen, die Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen sowie die laufende Korrespondenz.


Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Mietverhältnisses bzw. Erfüllung des Verwaltervertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Verwaltung des Wohnraums).


Weitergabe an Handwerker und sonstige Dritte: Zur Erbringung und Erfüllung unserer Verwaltungsaufgaben kann es erforderlich sein, Kontakt- und Adressdaten von Mietern an Dritte weiterzugeben, insbesondere an Handwerker, Hausmeister- und Reinigungsdienste, Messdienstleister/Ableser, Versorgungsunternehmen sowie sonstige beauftragte Dienstleister. Dies geschieht ausschließlich, soweit es zur Durchführung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist (z. B. Terminvereinbarung für Reparaturen, Wartung, Instandhaltung, Ablesungen oder Zutritt zur Wohnung). Die Übermittlung erfolgt im Rahmen der Vertragserfüllung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – soweit die Weitergabe der ordnungsgemäßen Verwaltung dient – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine darüber hinausgehende Weitergabe, insbesondere zu Werbezwecken, erfolgt nicht.


Speicherdauer: Wir speichern die Daten für die Dauer des Mietverhältnisses sowie darüber hinaus, solange dies für die Abwicklung (z. B. Kautionsrückzahlung, Betriebskostenabrechnung) oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere HGB und AO, bis zu zehn Jahre) erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht.

3.5 Kontaktmöglichkeiten und Kontaktformular

Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Telefon, per Kontaktformular, E-Mail oder Telefax) werden personenbezogene Daten erhoben. Welche Daten über das Kontaktformular erhoben werden, ist aus dem jeweiligen Kontaktformular ersichtlich; dabei handelt es sich in der Regel um Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie den Inhalt Ihrer Nachricht und ggf. weitere von Ihnen freiwillig angegebene Daten (z. B. Telefonnummer). Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet.


Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.


Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung der Anfrage gelöscht, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.6 Einsatz von KI-gestützten Anwendungen (Langdock)

Zur Optimierung und Automatisierung interner Prozesse setzen wir die KI-Produktivitätsplattform der Langdock GmbH, Greifswalder Str. 212, 10405 Berlin, Deutschland ein. Über diese Plattform binden wir KI-Modelle ein, die uns bei der effizienten Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben unterstützen.


Einsatzbereiche sind insbesondere die unterstützende Bearbeitung und Vorstrukturierung von Anfragen – etwa von Mieteranfragen zur Hausordnung, zum Mietverhältnis oder zu vergleichbaren Themen – sowie die Erstellung von Text- und Antwortentwürfen und die Kategorisierung von Vorgängen. Dabei können die von Ihnen übermittelten Inhalte (z. B. der Text Ihrer Anfrage sowie ggf. darin enthaltene personenbezogene Daten) verarbeitet werden.


Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO): Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die KI wird ausschließlich unterstützend eingesetzt. Sämtliche mithilfe der KI erstellten Ergebnisse (z. B. Antwortentwürfe oder Einordnungen) unterliegen grundsätzlich einer inhaltlichen Prüfung und einer finalen Freigabe durch einen Mitarbeiter. Die abschließende Entscheidung wird stets durch einen Menschen getroffen (menschliche Letztentscheidung).


Auftragsverarbeitung und Verarbeitung in der EU: Mit Langdock haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Es werden ausschließlich KI-Dienste bzw. -Modelle eingebunden, bei denen die Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union stattfindet.


Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Gestaltung und Optimierung unserer internen Prozesse) sowie – soweit die Verarbeitung der Erfüllung eines Vertragsverhältnisses dient, etwa bei der Bearbeitung von Mieteranfragen im Rahmen der Verwaltung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.


Die verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.